Règlement épreuves de certification
Objet et champ d’application
Le présent règlement fixe les règles d’organisation, de déroulement et de contrôle des épreuves de certification organisées par Ideereka SAS, en qualité d’organisme certificateur. Il s’applique à toutes ses certifications professionnelles et à tous les candidats qui s’y présentent, quel que soit leur mode de financement.
Il constitue le règlement de certification auquel renvoient les conventions signées avec les candidats et les entreprises bénéficiaires, ainsi que les contrats des membres du jury.
Les conditions propres à chaque certification, notamment les compétences évaluées et leurs critères, les modalités d’évaluation et les supports attendus, la durée des épreuves, les conditions d’accès et la composition du jury et la procédure de désignation de ses membres, sont fixées pour chacune d’elles et communiquées au candidat. Elles ne peuvent écarter les règles du présent règlement, ni raccourcir à son détriment les délais qu’il fixe.
Le présent règlement est publié sur le site de l’organisme certificateur et accessible depuis l’espace en ligne du candidat. Il est mis à disposition des membres du jury avant chaque session.
1. Organisation et responsabilités
Le responsable de la certification organise les épreuves et en garantit le cadre. Il est l’interlocuteur du candidat, de son inscription à la remise de son parchemin, et il traite les réclamations. La conduite de la session d’évaluation et de la délibération relève du président du jury, qui exerce une fonction distincte.
L’organisme certificateur ne se substitue pas au jury dans l’évaluation. Il lui appartient de s’assurer que le déroulement des épreuves et la décision sont conformes au référentiel d’évaluation et au présent règlement.
2. Accès aux épreuves et aménagements
Les conditions d’accès sont propres à chaque certification et vérifiées avant l’inscription. Les épreuves se passent en distanciel synchrone, sous réserve de la validation préalable des conditions techniques. Le candidat peut choisir le présentiel s’il le souhaite, lorsque la certification l’offre.
Les candidats en situation de handicap peuvent bénéficier d’aménagements. Le candidat signale sa situation au responsable de la certification, qui assure le rôle de référent handicap, au moins quinze jours avant les épreuves. Une étude personnalisée détermine les aménagements possibles, tels qu’un temps majoré, une assistance technique ou l’adaptation d’un support, dans le respect de l’équité entre les candidats et sans dénaturer les compétences évaluées.
3. Convocation
La convocation est adressée individuellement à chaque candidat par courrier électronique, au minimum quinze jours ouvrés avant la date prévue pour les épreuves. Elle précise la date, l’heure, la durée et les modalités exactes de l’épreuve, ainsi que le lien de connexion ou le lieu, et rappelle l’obligation de présenter une pièce d’identité officielle en cours de validité.
Pour les épreuves en distanciel synchrone, un test technique préalable est obligatoire. L’organisme certificateur le propose et le planifie ; le candidat le réalise au plus tôt. À défaut, il ne peut se prévaloir, le jour de l’épreuve, d’une difficulté technique que le test aurait permis de détecter. Le test vérifie la qualité de la connexion et le bon fonctionnement du matériel dans les conditions que le candidat prévoit d’utiliser. S’il conclut à l’impossibilité d’évaluer à distance dans des conditions satisfaisantes, le candidat se voit proposer de passer l’épreuve en présentiel à la date prévue au lieu désigné par l’organisme certificateur, ou de la reporter à une session ultérieure. La solution retenue fait l’objet d’une confirmation écrite.
4. Déroulement des épreuves
Les épreuves se déroulent en distanciel synchrone, sur une plateforme sécurisée permettant l’identification du candidat, la surveillance de l’épreuve et des échanges de qualité suffisante pour l’évaluation. Elles se déroulent en présentiel, dans des locaux conformes aux exigences d’un centre d’examen, lorsque le candidat le souhaite, lorsque les conditions techniques du distanciel ne sont pas réunies, ou lorsque la nature des épreuves de la certification l’exige.
Chaque compétence est évaluée selon la modalité qui lui est propre : une production remise par le candidat, une soutenance devant le jury, ou une mise en situation. Une même certification peut en combiner plusieurs. Lorsque l’évaluation suppose la remise d’éléments, le candidat les dépose dans le délai qui lui est indiqué et déclare sur l’honneur qu’il s’agit de productions personnelles et individuelles ; toute donnée qu’ils contiennent est anonymisée lorsque leur nature le requiert.
Le président du jury déclare l’épreuve ouverte et peut l’interrompre en cas d’incident ou de comportement de nature à en compromettre l’intégrité. Les éléments remis par le candidat sont figés au moment de leur examen par le jury.
5. Prévention de la fraude
La fraude avérée entraîne l’ajournement du candidat, qui ne peut se réinscrire pendant douze mois. Le candidat est mis en mesure de présenter ses observations avant que la fraude soit qualifiée. France compétences en est informée lorsque la fraude est qualifiée de grave par le président du jury, cette qualification et ses motifs étant consignés au procès-verbal.
En distanciel synchrone, le candidat présente face caméra une pièce d’identité officielle en cours de validité, puis procède à un balayage de la pièce permettant de confirmer qu’il est seul et qu’aucun support non autorisé n’est visible. Sa caméra reste activée et son visage visible pendant toute la durée de l’épreuve. Tout comportement de nature à affecter l’intégrité de l’épreuve est consigné au procès-verbal et peut entraîner son interruption. En cas d’incident technique empêchant ces vérifications, l’épreuve est reportée.
En présentiel, l’identité du candidat est vérifiée avant le début de l’épreuve, les effets personnels et supports non autorisés sont déposés hors de portée, et l’épreuve se déroule sous la surveillance continue des membres du jury.
6. Le jury de certification
Le jury apprécie les compétences des candidats au regard du référentiel et décide de l’attribution de la certification. Il est collégial et ne peut se limiter à une personne. Sa composition, propre à chaque certification, comprend une majorité de membres extérieurs à l’organisme certificateur et aux organismes qu’il habilite, ou leur assure une majorité de voix. Le président du jury est désigné avant chaque session parmi ses membres ; il veille au respect du présent règlement, anime la délibération et établit le procès-verbal.
Chaque membre accepte, depuis son espace en ligne, le présent règlement et la charte déontologique des membres du jury, dans leur version en vigueur ; cette acceptation est renouvelée à chaque nouvelle version. Il se prononce ensuite, candidat par candidat, sur l’existence d’un lien de nature à affecter son impartialité. L’accès aux dossiers est subordonné à ces deux actes.
Aucun membre ne peut avoir participé à la formation d’un candidat qu’il évalue en vue de la certification, ni entretenir avec lui un lien personnel ou professionnel de nature à affecter son impartialité. Tout lien signalé entraîne le remplacement du membre concerné par un membre répondant aux mêmes conditions ; si le remplacement est impossible dans les délais, l’examen du candidat est reporté. L’engagement des membres du jury ne crée aucun lien de subordination avec l’organisme certificateur.
Les membres du jury sont sensibilisés au contenu et aux objectifs du référentiel d’évaluation, ainsi qu’à la prévention des motifs discriminatoires et des biais.
7. Évaluation, délibération et procès-verbal
Chaque membre du jury renseigne la grille d’évaluation individuellement, avant toute mise en commun. Chaque critère est apprécié selon trois états : acquis, partiellement acquis, non acquis. L’appréciation « partiellement acquis » signale un critère dont la démonstration est engagée mais incomplète ; elle ne vaut pas acquisition.
Le jury délibère à huis clos. Les membres confrontent leurs analyses, puis le jury arrête collégialement l’état retenu pour chaque critère, que le président formalise.
La validation de chaque compétence en découle : une compétence est validée lorsque l’ensemble de ses critères est apprécié acquis, et elle ne l’est pas dès lors qu’un seul de ses critères ne l’est pas, sans compensation entre critères ni entre compétences. Cet état n’est pas décidé séparément, il résulte de celui des critères. Une compétence non validée est dite rattrapable lorsque aucun de ses critères n’est apprécié non acquis. Le candidat qui n’a pas validé l’ensemble des compétences est ajourné, quand bien même certaines seraient acquises.
La décision est consignée au procès-verbal, auquel la grille renseignée est annexée. Celui-ci mentionne la date de la session, l’intitulé de la certification et la liste nominative des candidats, admis comme ajournés. Le procès-verbal est signé par l’ensemble des membres du jury ayant pris part à la délibération et mentionne la qualité de chacun. Il est le seul document attestant de la réalité de l’évaluation certificative.
8. Résultats et délivrance
Chaque candidat est informé individuellement par écrit de la décision le concernant, dans un délai maximal de cinq jours ouvrés après la délibération, et un relevé de décision individuel est mis à sa disposition sur son espace en ligne. Il mentionne, le cas échéant, l’ouverture d’un rattrapage, les éléments attendus et le délai dont le candidat dispose.
Le parchemin est délivré aux candidats déclarés admis et déposé sur leur espace en ligne dans un délai maximal de cinq jours ouvrés suivant la notification de leur admission. Le candidat ayant satisfait aux évaluations dans des conditions régulières se voit délivrer la certification, et l’organisme certificateur en informe le système d’information du compte personnel de formation.
9. Rattrapage
Le candidat ajourné dont aucune compétence non validée ne comporte de critère apprécié non acquis se voit ouvrir un rattrapage, sans frais. Le jury en décide lors de la délibération et arrête les éléments attendus du candidat ; l’un et l’autre figurent au procès-verbal et sont repris sur le relevé de décision qui lui est remis.
Le candidat dispose de trente jours calendaires à compter de la mise à disposition de son relevé de décision pour produire ces éléments. Le candidat qui justifie d’un cas de force majeure l’ayant empêché de produire ces éléments bénéficie de la réouverture de ce délai. À la fin de ce délai, l’organisme certificateur écrit à chaque candidat dont le rattrapage a été ouvert pour lui indiquer ce qu’il a déposé, ou pour lui signaler qu’il n’a rien déposé.
Les membres du jury qui ont évalué le candidat lors de la session sont saisis du rattrapage et renseignent à nouveau la grille, pour les seuls critères qui n’ont pas été acquis ; les critères et les compétences déjà acquis le demeurent. Lorsque l’indisponibilité d’un membre fait obstacle à la poursuite du rattrapage, il est remplacé par un membre répondant aux mêmes conditions, qui se prononce au vu du dossier écrit et de la motivation détaillée des évaluations portées lors de la session. Le jury saisi du rattrapage se prononce dans les meilleurs délais.
Lorsque l’ensemble des membres saisis a rendu son évaluation, le jury arrête l’état retenu pour chaque critère ; les membres peuvent y procéder par échange écrit. En cas de désaccord persistant, le président arrête l’état retenu et le motive au procès-verbal. La validation des compétences obéit aux règles de l’article 7. Le procès-verbal, auquel les évaluations de chaque membre sont annexées, est signé par l’ensemble des membres du jury ; cette signature vaut adoption de la décision par chacun d’eux.
À défaut d’élément produit dans le délai, le rattrapage est clos sans que le jury soit saisi. Aucune décision nouvelle n’est rendue : la décision prononcée lors de la délibération de la session demeure la seule décision rendue sur le candidat et devient définitive pour la session. Le candidat peut contester cette clôture dans les cinq jours ouvrés suivant l’envoi du relevé mentionné ci-dessus, dans les formes prévues à l’article 11 ; la contestation porte sur la matérialité de la clôture, non sur l’appréciation portée par le jury.
Il n’est ouvert qu’un seul rattrapage par candidat et par session de certification. Le candidat auquel aucun rattrapage n’est ouvert, celui dont le rattrapage est clos et celui qui n’a pas satisfait au rattrapage conservent la faculté de s’inscrire à une session ultérieure, dans les conditions, y compris tarifaires, en vigueur au moment de cette nouvelle inscription.
10. Absences et dysfonctionnements
Le candidat qui ne transmet pas les éléments d’évaluation dans le délai fixé est ajourné, de même que le candidat absent dont l’absence n’est pas justifiée ou dont la justification n’est pas recevable. Il pourra se réinscrire à une session ultérieure dans les conditions de droit commun.
Le candidat absent dont l’absence est justifiée et recevable, notamment en cas de maladie, d’hospitalisation de lui-même ou d’un proche, ou de décès d’un parent proche, sur présentation d’un justificatif au plus tard dans les quarante-huit heures suivant l’absence, bénéficie d’un report sur une session ultérieure, sans frais supplémentaires.
Tout incident affectant le bon déroulement d’une session est consigné au procès-verbal. L’organisme certificateur peut alors solliciter une nouvelle délibération ou organiser une nouvelle session d’évaluation devant un jury constitué dans les mêmes formes.
11. Réclamations et voies de recours
L’appréciation du niveau de compétence portée par le jury est souveraine et n’est pas susceptible de contestation sur le fond. La réclamation prévue ci-après et les voies de recours de droit commun demeurent ouvertes.
Toute réclamation écrite porte sur une irrégularité dans l’organisation des épreuves ou sur le non-respect des procédures décrites au présent règlement. Elle est adressée par courrier électronique au responsable de la certification, ou à défaut par courrier recommandé, dans les cinq jours ouvrés suivant la fin de l’épreuve ou, lorsque le fait contesté n’est révélé au candidat que par la notification des résultats, dans les cinq jours ouvrés suivant cette notification. La clôture d’un rattrapage se conteste dans les conditions de l’article 9. Le responsable de la certification dispose de dix jours ouvrés pour répondre.
Si l’irrégularité est avérée et jugée avoir pu affecter l’évaluation, le candidat est réinscrit sur une session ultérieure sans frais supplémentaires.
12. Données à caractère personnel
Ideereka SAS est responsable du traitement des données des candidats et des membres du jury, aux fins d’organiser les épreuves, d’évaluer les compétences, de délivrer la certification et d’assurer la traçabilité réglementaire. Le traitement a pour base légale l’exécution du contrat liant le candidat à l’organisme certificateur et le respect des obligations attachées à l’enregistrement de la certification. Les données sont destinées à l’organisme certificateur, aux membres du jury et, le cas échéant, à France compétences. Seules les données nécessaires à l’évaluation sont communiquées aux membres du jury.
Les procès-verbaux, grilles d’évaluation et productions des candidats sont conservés cinq ans à compter de la délibération du jury. Les personnes concernées exercent leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition auprès du point de contact indiqué sur le site de l’organisme certificateur, où figure également sa politique de protection des données.
13. Contrôle interne
Un questionnaire d’appréciation est proposé au candidat à l’issue de son évaluation, sans conditionner l’accès à ses documents. Il porte sur la clarté des informations communiquées, la conformité du déroulement, les conditions d’accueil, la qualité de l’échange avec le jury et le sentiment d’avoir été évalué de manière équitable.
Les procès-verbaux sont revus après chaque session, y compris quant à l’application des vérifications prévues à l’article 5, et l’analyse anonyme des questionnaires alimente un bilan annuel du dispositif. En cas d’écart significatif, une procédure de correction est mise en place.
14. Entrée en vigueur et versions
Le présent règlement s’applique aux sessions de certification dont la délibération intervient à compter de sa date d’entrée en vigueur. Il est modifié par version datée, chaque version étant identifiée par sa date d’entrée en vigueur, qui en tient lieu de numéro.
La version applicable à un candidat est celle en vigueur à la date de sa première convocation pour la session concernée, entendue comme la convocation prévue à l’article 3, qui porte la date et l’heure de l’épreuve ; un envoi provisoire, qui ne les porte pas, n’en tient pas lieu. Le report de cette session, ou l’attribution du candidat à une autre session, ne modifie pas la version qui lui est applicable. Une nouvelle inscription, qui constitue une nouvelle candidature, relève de la version en vigueur à la date de sa propre première convocation. Le candidat convoqué avant la date d’entrée en vigueur du présent règlement, et dont la délibération intervient après celle-ci, relève de sa version initiale, dans les conditions des dispositions transitoires ci-dessous.
Le présent règlement est mis à la disposition des candidats déjà inscrits à sa date d’entrée en vigueur. Il leur est applicable en ce qu’il leur ouvre des droits, notamment le rattrapage. Celles de ses dispositions qui réduiraient les droits qu’ils tenaient de leur convention ne leur sont pas opposables. L’accès aux épreuves n’est subordonné à aucune formalité de leur part. Il en va de même à chaque nouvelle version.
Aucune modification postérieure n’est opposable au candidat pour la session à laquelle il est convoqué, rattrapage compris. Une modification intervenue après son inscription ne lui est opposable que si elle ne réduit pas ses droits. Les versions antérieures demeurent consultables, et la date d’entrée en vigueur de chacune est indiquée.